Описание
Компания готовилась к переходу на электронное оформление транспортных документов в связи с новыми законодательными требованиями. Поскольку «ЛабЛэнд» работает с государственными учреждениями, корректное оформление транспортных документов имеет особое значение: ошибки или использование неактуальных форм могут привести к проблемам при исполнении договорных обязательств и взаимодействии с заказчиками.
До внедрения решения все документы оформлялись на бумаге. Перед компанией стояла задача не просто перейти на электронный документооборот, а найти удобный и понятный инструмент, который можно использовать непосредственно в привычной учетной системе. Для решения этой задачи обратились в «Первый Бит». Команда «Первого Бит» активировала и настроила для клиента модуль 1С-ЭПД.
Основное преимущество решения для «ЛабЛэнд» – модуль уже встроен в используемую учетную систему 1С. Поэтому компании не потребовалось внедрять отдельную программу, а сотрудникам осваивать новый интерфейс – работа выполняется непосредственно в привычной 1С:Бухгалтерии.
На первом этапе специалисты помогли клиенту разобраться с возможностями сервиса и особенностями работы с электронными транспортными документами, провели обучение.
Дополнительно специалист отдела внедрения индивидуально разобрал с клиентом используемые схемы перевозок и помог определить, какие документы необходимо формировать в каждом конкретном случае.
После этого:
- активировали сервис;
- настроили функционал под задачи компании;
- разобрали особенности разных типов перевозок;
- проконсультировали сотрудников по формированию необходимых документов.
После запуска потребовались дополнительные настройки. Основная сложность была связана не с технической частью, а с определением типа перевозки и состава документов для разных участников процесса. Специалисты помогли клиенту разобраться с этими сценариями и скорректировали настройки.
Теперь транспортные документы оформляются в электронном виде непосредственно в 1С. Сотрудники видят актуальный статус документа и информацию о перевозке. После подписания документ становится доступен всем участникам перевозки, а статус автоматически меняется у отправителя, когда накладную подписывает получатель.
Процесс оформления и отправки документов контрагентам стал быстрее и проще.
