Описание
До проекта зарплата и кадровый учёт велись в «1С:Бухгалтерии». Для базовых операций её возможностей было достаточно. Но при усложнении кадровых процессов и расчётов возникла необходимость в специализированном решении.
Бизнес терял время прежде всего на ручных операциях и проверках при расчёте зарплаты и подготовке отчётности. Основные потери времени и риски:
- ручная обработка кадровых изменений: приёмов, переводов, отпусков, больничных, увольнений;
- дополнительные проверки начислений, НДФЛ, страховых взносов и взаиморасчётов с сотрудниками;
- ведение части аналитики и нестандартных расчётов во внешних таблицах;
- подготовка отчётности требовала выгрузки данных в Excel, ручных проверок и сверок;
- риск ошибок из-за дублирования данных и ручного ввода, затраты времени на их исправление.
В «Бухгалтерии» не хватало специализированных возможностей: гибкой настройки начислений, премий, доплат и удержаний, автоматического расчёта отпусков и больничных, детального кадрового учёта и подробных расшифровок по начислениям и удержаниям.
Значительная часть времени специалистов в период расчёта зарплаты и сдачи отчётности уходила на ручные операции и проверки, а не на сам расчёт.
Специалисты компании Первый Бит офиса Москва Калужская предложили перенести весь кадровый и зарплатный учёт в 1С:Зарплата и управление персоналом, сохранив необходимые данные из действующей системы. Специализированная конфигурация дала клиенту больше возможностей: кадровые документы, расчёты зарплаты, отчётность и инструменты управления персоналом. Бухгалтерский и кадровый контуры разделили. Расчёты и кадровый учёт ведутся в ЗУП, а в «1С:Бухгалтерию» передаются только итоговые данные.
На первом этапе проверили базу «1С:Бухгалтерия». Проанализировали настройки и данные по кадровому учёту, расчёту зарплаты и отчётности: настройки учёта зарплаты, НДФЛ и взносов, справочники сотрудников, кадровые документы, начисления и взаиморасчёты, а также соответствие расчётов данным бухучёта и ранее сданной отчётности. Ошибок не было, данные были готовы к переносу.
Проверка подтвердила: для дальнейшего учёта нужна специализированная функциональность «1С:ЗУП» – кадровые события, графики, отсутствия, аналитическая отчётность.
После проверки приступили к переносу. Из «1С:Бухгалтерии» в «1С:ЗУП» выгрузили и перенесли нормативно-справочную информацию, данные по сотрудникам, документы и регистры. Был выполнен полноценный переход, а не просто создание новой базы.
Поскольку перенос шёл техническим способом, отдельные объекты не перенеслись автоматически. Их поправили вручную, например данные по дивидендам.
После загрузки показали клиенту новую базу. Сверили данные двух баз, проверили количество документов и отчётов в БП и ЗУП, создали начисления, сформировали ведомости и убедились в отсутствии ошибок.
Взаимодействие шло через менеджера проекта по телефону и почте. Обучение не потребовалось: сотрудники клиента уже имели опыт работы с этой конфигурацией.
Перенос в «1С:ЗУП» позволил вести кадровые события и расчёты в специализированной системе. Сократился объём ручной обработки данных и выгрузок в Excel, повысилась прозрачность учёта и снизился риск ошибок.
Перспективы развития
При расширении штата возможны подключение новых модулей (например, для учёта мигрантов) и переход на 1С:ЗУП КОРП. Также возможны доработки для дальнейшей автоматизации кадровых и расчётных процессов.
